Wydziałowa biblioteka cyfrowa tworzona jest jako kolekcja Biblioteki Cyfrowej Uniwersytetu Wrocławskiego. Takie rozwiązanie pozwala na ścisłą integrację wydziałowej biblioteki cyfrowej z infrastrukturą informatyczną wykorzystywaną do budowy oraz obsługi BCUWr, a jednocześnie umożliwia wydziałowej bibliotece zachowanie autonomii pozwalającej na prowadzenie własnej polityki gromadzenia, zgodnej z profilem danego Wydziału. Z organizacyjnego punktu widzenia takie podejście do budowy ogólnouczelnianego repozytorium wiedzy, bo tak można określić zbiór wydziałowych bibliotek cyfrowych, umożliwia wykorzystanie synergii kompetencji oraz motywacji, wynikającej ze współpracy bibliotekarzy dziedzinowych. Zjawisko synergii w bibliotekarstwie cyfrowym nie jest zjawiskiem nowym, ponieważ od przeszło pięciu lat jest wykorzystywane na skalę ogólnokrajową przy rozwijaniu polskiego systemu rozproszonych bibliotek cyfrowych. Sukcesy towarzyszące rozbudowie ogólnopolskiej infrastruktury pozwalają przypuszczać, że te same mechanizmy sprawdzą się również w skali mikro, czego potwierdzeniem może być funkcjonowanie Prawniczej i Ekonomicznej Biblioteki Cyfrowej UWr.
Spojrzenie na bibliotekę cyfrową jak na ogólnouczelniane repozytorium wiedzy wymusza na jej organizatorze zapewnienia odpowiedniej infrastruktury informatycznej oraz zaplecza technicznego i merytorycznego umożliwiającego sprawne funkcjonowanie jej poszczególnych elementów, którymi są wydziałowe biblioteki cyfrowe. Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu posiada infrastrukturę informatyczną, obsługiwaną przez wykwalifikowany personel, która od 2005 roku jest rozwijana i rozbudowywana zgodnie z aktualnymi trendami i obowiązującymi standardami. W ciągu pięciu lat swojego istnienia Biblioteka Cyfrowa Uniwersytetu Wrocławskiego przekształciła się ze statycznej platformy do udostępniania publikacji cyfrowych w interfejs zapewniający komunikację oraz interakcję pomiędzy Uniwersytetem Wrocławskim a przedsięwzięciami takimi jak Europeana – http://www.europeana.eu/, DART-Europe – http://www.dart-europe.eu/, VifaOst – http://www.vifaost.de/. Rozwój BCUWr w tym kierunku spowodował, że Uniwersytet Wrocławski stał się aktywnym uczestnikiem współtworzącym Europejską Bibliotekę Cyfrową – sztandarowy projekt Unii Europejskiej. Integracja Biblioteki Cyfrowej Uniwersytetu Wrocławskiego z zewnętrznymi mechanizmami wyszukiwania oraz prezentowania treści cyfrowych stwarza wszystkim Wydziałom UWr możliwość bardzo szerokiego zaistnienia w Internecie, a co za tym idzie promocji działalności całego Uniwersytetu.
Infrastruktura informatyczna BCUWr oparta jest na systemie dLibra dostarczanym przez Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, który jest obecnie wykorzystywany przez ponad 50 polskich bibliotek cyfrowych. Na bazie tego systemu powstała usługa sieciowa o nazwie Federacja Bibliotek Cyfrowych, pełniąca rolę agregatora polskich zasobów cyfrowych i umożliwiająca integrację z zewnętrznymi systemami informatycznymi funkcjonującymi w oparciu o otwarte protokoły komunikacyjne. Obecnie wdrażania jest nowa wersja systemu dLibra, która została zaprezentowana na tegorocznej konferencji Polskie Biblioteki Cyfrowe 2010. dLibra 5.0 została wyposażona w nowe mechanizmy umożliwiające rozszerzenie funkcjonalności oraz zakresu działania wydziałowych bibliotek cyfrowych.
Jednym z najważniejszych, w kontekście funkcjonowania wydziałowych bibliotek cyfrowych, usprawnień systemu dLibra w wersji 5.0 jest wdrożenie usługi self-archiving (autoarchiwizacja) wykorzystywanej przez repozytoria działające w modelu Open Access. Dzięki tej usłudze wydziałowa biblioteka cyfrowa może zaoferować profesjonalne wsparcie działalności dydaktycznej na Uczelni poprzez automatyzowanie procesów archiwizacji materiałów dydaktycznych oraz dorobku naukowego kadry naukowej pracującej na wydziale. Wymaga to jednak zorganizowania zaplecza merytoryczno-edukacyjnego wspierającego proces autoarchiwizacji, ponieważ konieczne jest moderowanie metadanych dostarczanych przez autorów oraz kontrola praw autorskich. Niezbędne jest wiec przygotowanie odpowiednich regulaminów i instrukcji określających zasady współpracy pomiędzy repozytorium a autorami.
Wydziałowa biblioteka cyfrowa do sprawnego funkcjonowania potrzebuje również zaplecza technicznego do digitalizacji zbiorów, które uzależnione jest od profilu gromadzenia, oraz możliwości kadrowych i finansowych Wydziału.
Proces tworzenia zasobu cyfrowego w bibliotece począwszy od wytypowania obiektu do digitalizacji, a skończywszy na udostępnieniu go czytelnikom można podzielić na kilka zadań:
- pozyskanie zasobu cyfrowego – digitalizacja;
- obróbka i przetwarzanie zasobów cyfrowych;
- opracowanie merytoryczne – metadane;
- prezentacja w Internecie i archiwizacja.
Każde z tych zadań może być wykonywane we własnym zakresie lub można je zlecić do wykonania instytucjom bądź firmom zewnętrznym, które zajmują się świadczeniem tego typu usług. Przed podjęciem prac związanych z tworzeniem zasobu cyfrowego wskazane jest więc przeanalizowanie różnych wariantów oraz modeli współpracy wewnątrz własnej instytucji oraz z instytucjami zewnętrznymi. Przy podejmowaniu decyzji pomocna może być rada znanego amerykańskiego przemysłowca Henry’ego Forda:
„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.
Tekst jest fragmentem referatu wygłoszonego podczas konferencji Między hybrydą a cyfrą. Całość dostępna jest w materiałach konferencyjnych opublikowanych w Dolnośląskiej Bibliotece Cyfrowej.